İMZA YETKİLERİ

YÖNERGESİ

(2018/1)

 

 

ÇATAK KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

  1. AMAÇ

Madde 1 - Bu yönergede amaç; Bürokratik iş ve işlemlerin kısaltılarak, hizmetin etkin ve verimli kılınması, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, en kısa sürede tamamlanması, alt kademelere yetki aktararak, görev ve sorumluluk duygusunun güçlendirilmesi, karar alma süreçlerine etkin katılımlarının sağlanması ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi, Üst makamlara düşünme, politika belirleme, plân ve proje üretme, koordinasyon sağlama, sağlıklı karar alma, sevk ve idare için zaman kazandırılması, kamu görevlilerinin Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik”in birinci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmelerinin sağlaması, halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlayarak, yönetime duyulan güvenin ve hizmet birimlerinin saygınlığının güçlendirilmesi ve yaygınlaştırılması, amaçlanmıştır. Bu amacı gerçekleştirmek için hizmetlerin sunumunda saydamlık, tarafsızlık, dürüstlük, kamu yararını gözetmek, hesap verebilirlik temel alınmıştır.

 

  1. KAPSAM

Madde 2 – Bu yönerge; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümleri uyarınca Çatak İlçesi mülki sınırları içerisinde kaymakamlık ve bağlı kurumlara ait işbölümü ile bu kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde kaymakamlık adına imza yetkisi kullanma ilke, usul, sorumluluk şekil ve şartlarını içerir.

 

  1. HUKUKİ DAYANAK

Madde 3 - Bu yönerge; T.C. Anayasası, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Van Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi ve diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

 

 

 

  1. TANIMLAR

Madde 4 - Bu yönergede yer alan deyimlerden;

Kaymakamlık: Çatak Kaymakamlığını,

Kaymakam: Çatak Kaymakamını,

Yazı İşleri Müdürlüğü: Çatak Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünü,

Yazı İşleri Müdürü: Çatak Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,

Birim: Başbakanlığın, Bakanlıkların, Genel Müdürlüklerin ve Mahalli İdarelerin ve Devlet Teşkilatında yer alan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının ilçe düzeyindeki teşkilatlarını,

Birim Amiri: Cumhurbaşkanlığın, Bakanlıkların, Genel Müdürlüklerin ve Mahalli İdarelerin ve Devlet Teşkilatında yer alan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının ilçe düzeyindeki birinci derecede yetkili amirlerini,

ifade eder.

 

  1. YETKİLİLER

Madde 5 - Bu Yönergede adı geçen yetkililer; Kaymakam, Yazı İşleri Müdürü, Birim Amiridir.

 

İKİNCİ BÖLÜM

İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI

 

  1. İLKELER

Madde 6-

1. Yetkilerin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz, zamanında, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. Her kademe, sorumluluğu derecesinde ilgili konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde “bilme hakkını” kullanır. Kaymakam ilçe örgütlerinin tümüyle, Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri kendi birimleriyle ilgili olarak bilme hakkını” kullanır. Bu amaçla her makam sahibi imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

2. İmza yetkisinin kullanılmasında; hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir.

3. Yazılar bütün ara kademe amirlerin parafı alınmadan imzaya sunulmaz varsa ekleri ile birlikte imzaya sunulur. Birim amirinin paraf ya da imza tarihinden itibaren, yazılar en geç ertesi iş günü Kaymakamlığa imzaya sunulacaktır.

4. İlçe içindeki genel idare kuruluşları; yerel yönetimler, il ve bölge kuruluşları ile ilgili yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapacaktır.

5. Bu yönerge kapsamında birim amirleri kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.

6. Birim amirinin izinli olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra, yapılan önemli iş ve işlemler hakkında birim amirine bilgi verilir.

7. Kendisine yetki devredilenler, bu yetkiyi Kaymakamın bir başkasına devredemez.

8. Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak; acele hallerde Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği gerekirse bilgi için ilgili birime gönderilir.

9. Yazılar, varsa ekleri ile birlikte, incelemeyi gerektirenler ise evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur.

10. Havale evrakı veya yazıya not düşülmesi halinde ilgili görevliler en kısa zamanda gerekli bilgi ve belgeleri temin ederek gerekli açıklamayı yaparlar. Yazıda “düzeltme” yapılması halinde, düzeltilmiş yazının yanında üzerinde değişiklik yapılan yazıda dosyaya eklenir.

11. Kaymakam tarafından birim amirlerine verilen sözlü talimatlar” hakkında birim amiri tarafından en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.

12. Onaylar, konunun mevzuat dayanakları yazı içeriğinde belirtilerek hazırlanır.

13. Her kademede imza sahibi, imzaladığı yazılarla ilgili olarak, üstlerince bilinmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

14. Yönetimin gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar, şikâyet ve icrai nitelikteki dilekçelerin Kaymakamlığa verilmesi esastır. Bunların dışında kalan sürekli hizmetlere ilişkin dilekçeler doğrudan doğruya ilgili kuruluşa verilebilir.

15. Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat başkanı olduğu, ancak sekretarya işleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına gönderilir. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir, Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.

16. Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakama sunulacak ve direktiflerine göre gereği yapılacaktır.

17. Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler, herhangi bir emir beklemeksizin ilgili birim amirince dikkatlice incelendikten sonra, değerlendirmeyi de içeren sonucu en kısa zamanda birim amiri imzası ile Kaymakamlık Makamına bildirir. Konu ile ilgili basına cevap verip vermeme hususunda 2017/1 sayılı Valilik İmza Yetkileri Yönergesine uygun hareket edilecektir.

18. Vali tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın ve yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve demeç verilemez. Basına intikal ettirilecek konular Kaymakamlık Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu tarafından bildirilecektir.

19. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.

20. İlçede teşkilatı olmayan veya görevlisi bulunmayan kamu kurum ve kuruluşlarına ait hizmetler kaymakam tarafından ilişkilendirilen birim tarafından yürütülür.

21. Kamu kurum ve kuruluşlarının düzenleyecekleri toplantı, açılış, panel v.b etkinlikler hakkında, koordinasyonun sağlanabilmesi bakımından program yapılmadan önce Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğüne bilgi verilir.

22. Tüm yazışmalarda: 02 Şubat 2015 tarihli 29255 ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine uygun yapılır.

23. Sistem üzerinden geri gönderilen yazının geri gönderilme notu düşülmüşse nota uygun düzeltme yapılır. Herhangi bir not düşülmemişse gerek görülmesi durumunda Kaymakama sorulur.

 

  1. SORUMLULUKLAR

Madde 7-

1. Birim amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden Kaymakama karşı sorumludurlar. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludur.

2. Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam, doğru ve zamanında kullanılmasından ve kamu hizmetinin sunumundaki iş ve işlemlerin yönergeye uygunluğunun denetiminden ilgili birim amirleri sorumludur.

3. Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından, teslim alanlar ile bunların birim amirleri, makama imzaya ve onaya gelen evrak ve yazılardan evrak bürosu personeli ile Yazı İşleri Müdürü sorumludur.

4. Tekit yazılarına mahal verilmeyecek şekilde evrak akışı takip edilecektir. Tekitlerden ilgili memur ve amirler müştereken sorumludur.

 

  1. UYGULAMA ESASLARI

  1. BAŞVURULAR

Madde 8- Vatandaşlarımız ve karşılıklılık esası gözetilmek kaydıyla Türkiye’de ikamet eden yabancılar, Anayasanın 74. maddesi, 3071 sayılı Kanun ve 4982 sayılı Kanun uyarınca, kendileri ve kamu ile ilgili dilek, şikayet ve talepleri için yetkili mercilere başvurma hakkına sahiptirler. Başta Kaymakamlık Makamı olmak üzere ilçede teşkilatı bulunan tüm kamu kurum ve kuruluşları bu taleplere daima açık olacaktır.

1. Dilekçeler ve Bilgi Edinme Başvuruları esas itibari ile Kaymakam tarafından ilgili kuruluşlara havale edilir. Ancak vatandaşlarımızın idarî iş ve işlemlerini daha kısa sürede zaman ve kaynak israfına yol açmadan kolaylıkla neticelendirmeleri bakımından, Kaymakamlık Makamına yapılan yazılı başvurulardan takdire taalluk etmeyen, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zaruret bulunmayan, içerik olarak şikâyet ve icraî nitelik taşımayan rutin dilekçe ve müracaatların doğrudan ilgili kuruma yapılması veya Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürünce ilgili daireye havalesinin yapılması sağlanır.

2. Bütün birim âmirleri kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı Yasa’da belirtilen usule uygun yazılı olarak bildirmeye yetkilidir. Bunların dışındaki işlemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.

3. Birim Âmirleri, kendilerine doğrudan gelen evrak ile ilgili değerlendirmelerini yaparak, bilgi verilmesi gerekenlerle ilgili olarak gerekli bilgiyi sunduktan sonra Kaymakamın talimatlarını alacaklardır.

 

B. GELEN YAZILAR - EVRAK HAVALESİ

Madde 9-

1. Çok Gizli”, “Gizli” “Kişiye Özel” ve “Şifre” olarak gelen yazılar, açılmaksızın İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından Kaymakama teslim edilecektir. Bu yazıların havale işlemleri Kaymakam tarafından yapılır. Bunlara ilişkin kayıtlar İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından tutulacaktır.

2. Yukarıdaki maddede belirtilenler dışındaki bütün yazılar Kaymakamlık Evrak Bürosunda açılır ve ilgili memur tarafından gideceği yer belirlendikten sonra havale ve tarih kaşesi basılır. Kaymakam, Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edildikten sonra, Kaymakamlık arşivinde saklanması gereken evrak, doküman tarayıcıda taranıp e-içişleri sistemine kaydedilerek, ilgili dairelere sevk edilir. Elektronik ortam dışında gelip arşivde saklanması gerekmeyen evrakın da kayıtları elektronik ortamda tutulur.

3. Birim amirleri kendilerine direk gelen, Vali, Vali Yardımcısı veya Hukuk İşleri Müdürü imzası taşımayan evraklar arasında, kendi takdirlerine göre Kaymakamın görmesini gerekli buldukları evrak hakkında derhal Kaymakama bilgi verirler ve talimatlarını alırlar.

4. Kaymakam tarafından havalesi yapılan evrakta not düşülmesi halinde, ilgililer tarafından gerekli araştırma yapıldıktan sonra Makama bilgi sunulur.

Madde 10- Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır;

1. İl Hukuk İşleri Müdürü, Vali Yardımcısı ve Vali imzasıyla gelen bütün yazılar.

2. Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler.

3. Her türlü atama, yer değişikliği, görev değişikliği ve görevlendirme yazıları

4. Asayiş ve güvenlik ile ilgili yazılar.

5. Yargı organlarından gelen yazılar.

Madde 11-Yazı İşleri Müdürü, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. Kaymakamlığa gelen gizli”, “çok gizli”, “kişiye özel”, “hizmete özel”, “isme”, yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından ilgili birimlere havale edilir.

2. Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine Yazı İşleri Müdürü veya yokluğunda Yazı İşleri Müdürlüğü Büro Yetkilisi tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır.

3. Askerlik Şubesi’nden gelen yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanmasına ve düşümlerine ilişkin yazıların ilgili yerlere havalesi,

4. Askerlik kararları ile ilgili yazıların ilçe idare kuruluna havalesi,

5. Fen elemanı talepleri,

6. İlçe kaymakamının herhangi bir şekilde ilçede bulunmadığı ve vekâlet bırakmadığı durumlarda çok acil yazıların gelmesi halinde gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin ifası ilgili kurumca gecikmeden sağlanır ve konu en kısa yoldan Kaymakamın bilgisine sunulur.

7. Mahalle muhtarlarının imza tasdik onayları, (Tapu müdürlüğü tarafından istenilen)

8. İlçe İdare Kurulunca alınan kararların ilçe birimlerine iletilmesine ilişkin yazılar,

9. Apostil şerhi ve ilgili yazılar,

10. Yukarıda yazılanların dışında kalan genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması.

 

C. GİDEN YAZILAR

Madde 12-

1. Yazılarda; Başbakanlığın 02.02.2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmî Gazete’ de yayımlanan “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine riayet edilir.

2. Kaymakam adına yetkili makamlarca imzalanacak yazılarda, imza bloğuna yetkilinin adı ve soyadı yazıldıktan sonra altına Kaymakam a. (Kaymakam adına) ibaresi konulur, bu ibarenin de hemen altına yetkilinin unvanı yazılır.

3. Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilir. Bunun için;

a) Üst ve denk birimlere yazılan yazılar;

-Bilgilerinize arz ederim,

-Gereğini arz ederim,

-Bilgi ve gereğini arz ederim,

b) Alt birimlere yazılan yazılar;

-Bilgilerinizi rica ederim,

-Gereğini rica ederim,

-Bilgi ve gereğini rica ederim,

c) Üst, alt ve denk birimlere yazılan ortak yazılar;

-Bilgilerinizi arz ve rica ederim,

-Gereğini arz ve rica ederim,

-Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim,

şıklarından uygun olanı seçilerek bağlanır.

d) Onaylarda; “onay”, “muvafıktır”, “uygundur” gibi değişik ifadeler yerine sadece “Olurdeyimi kullanılacak ve imza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacaktır. Tarih bölümünün sadece gün kısmı onay makamı için boş bırakılır.

e) Yazıların sonuç bölümünde yer alan “Saygılarımla arz ederim.” v.b. ifadelerin yerine “… arz ederim.” deyimi kullanılır.

f) Yazıların “Türkçe dil bilgisi” kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak kaleme alınması zorunludur.

4. Yazılar, varsa dosyası ve ekleriyle birlikte Kaymakama imzaya sunulur.

5. Kaymakam tarafından imzalanacak yazılarda mutlaka birimin en üst amirinin parafı bulunur. Onaylarda ise “Uygun Görüşle Arz Ederim” bölümü açılır ve birimin en üst amiri tarafından imzalanır.

6. Yazılar, yazıyı hazırlayan personelden başlayarak ilgili âmirlerin parafı alınarak imzaya sunulur. Paraf sahiplerinin tamamı o yazıdan sorumludur.

7. İmzalanmak üzere Kaymakama sunulan yazılar üzerinde düzeltme yapılması halinde; düzeltme yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İMZA VE ONAYLAR

 

  1. KAYMAKAM TARAFINDAN İMZA EDİLECEK YAZILAR

Madde 13- Kaymakam tarafından imza edilecek yazılar şunlardır;

1. Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergeler ile mutlaka Kaymakam tarafından imzalanması gerekli olup, bu Yönerge ile açıkça alt birimlere devredilmeyen işlem ve konulara ilişkin yazılar,

2. 5442 sayılı kanunun 31. Maddesi (b) fıkrası gereğince Valilik Makamından gelen yazı cevapları, Valilik Makamına sunulan Kaymakamlık görüş ve tekliflerini içeren yazılar ve Valilik Makamına ve ilçe dışına yazılan yazılar,

3. Yazışmalarını 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa göre Kaymakamlık aracılığı ile yapmayan Kamu Kuruluşlarına yazılacak yazılar,

4. İlçenin emniyet ve asayişine ilişkin yazılar,

5. Prensip, yetki ve uygulama ile ilgili usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,

6. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 122 inci maddesi gereğince personele verilecek başarı ve üstün başarı belgeleri,

7. İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve Kriz Masası ile ilgili yazılar ve onaylar,

8. Siyasi partiler ile ilgili yazılar,

9. Kaymakamın, harcama yetkilisi olarak imzalayacağı harcama onayı ve ödeme emri belgeleri,

10. İlçe sınırları dışına araç görevlendirmeleri,

11. Hazine Avukatlığı yetkileri saklı kalmak üzere, Kaymakamlık adına yargı mercileri (adli-idari) nezdinde açılacak davalara ilişkin dilekçeler ile dava dilekçelerine verilen cevapları ihtiva eden yazılar, savunma yazıları.

12. 3091 sayılı Kanun ile ilgili kararlar,

13. Jandarma ve Emniyet teşkilatı aracılığı ile tebligat yapılması ile ilgili yazılı talimatlar,

14. İlçe Müdürü ve diğer personellin İl içi veya acil ve zaruri durumlara münhasır olmak üzere il dışı görev izni ve taşıt görevlendirme onayları,

15. Askeri kuruluşlarla yapılan her türlü yazışmalar,

16. Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları.

17. Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar

18. Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,

19. Valilik Makamınca yetkilendirilen işlere ilişkin yazılar.

20. Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,

21. 4483 sayılı Kanun ile ilgili her türlü yazılar,

22. Kişiye özel ve gizlilik dereceli yazılar,

23. Komisyon Kararları,

24. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,

25. Başvuru sahiplerinin yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar,

26. Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar,

27. Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar,

28. Gizli, kişiye özel ve önemli yazılar,

29. Görevlendirme yazıları,

30. Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar.

 

  1. KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR

Madde 14- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır;

1. Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar,

2. Birim Amirlerinin ve İlçede görev yapan doktorların yıllık izin, mazeret izni aylıksız izin ve raporlarının onayları. Ayrıca kurumlarda görev yapan tüm personelin 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 104. maddesinin (C ) bendine göre verilecek mazeret izinleri Kaymakam tarafından imzalanacaktır. İlçede görevli kamu personelinin izinlerini yurtdışında geçirmelerine ilişkin onaylar,

3. İlçe birimlerinde çalışan Şef ve daha alt kademedeki personelin İlçedeki kurum ve kuruluşlarda İlçe içinde geçici görevlendirme onayları,

4. Hizmetiçi Eğitim Programı onayları ile bu programlarda yer alacak yönetici, personelin ve kursiyerlerin görevlendirilmesi onayları,

5. İlçede fiilen görev yapan personelden özlük dosyası ilçede tutulan kadrolu ve sözleşmeli tüm personelin derece yükselmesine ilişkin onaylar,

6. İlçe dışına veya ilçeye atanan ilçe personelinin özlük dosyalarının doğrudan istenmesi ve gönderilmesine ilişkin yazılar,

7. 2911 sayılı Kanunun uygulanması bakımından, başvuruların alınması ve 2911 sayılı Kanun kapsamında verilen görev ve yetkilerin yerine getirilmesi,

8. İlçelerde öğretmen açığı bulunan okullarla ilgili mevzuat çerçevesinde norm kadro fazlası konumunda bulunan öğretmenler ile İlçe emrine atanan kadrolu öğretmenlerin boş geçen dersleri doldurmak ve yasal ders saatlerini tamamlamak üzere okullara görevlendirilmeleri ile ek ders ücreti karşılığı öğretmen görevlendirilmesine ilişkin onaylar,

9. İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri ve bağlı ilgili birimlerde çalışanlardan Kaymakamın 1. disiplin âmiri olduğu personelin yıllık, zorunlu mazeret ve hastalık izinlerine ilişkin onaylar,

10. Özel Öğretim Kurumlarının ilçelerde yapılan yabancı dil ve meslek edindirme kurslarının sınav onaylarının alınması,

11. Bu madde boş bırakılmıştır.

12. Özel Motorlu Taşıt Sürücüleri Kurslarından eğitim alacak işitme engelli bireylere (H) sınıfı sertifika vermek isteyen kurslarda kurum tarafından teklif edilen özel alan bakımından yeterli bir uzmanın görevlendirilmesi,

13. Kamu görevlilerinin herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları halinde birim âmirlerinin yerine 1 aya kadar, diğer görevlilerin yerine süresiz vekâleten görevlendirme onayları,

14. İlçelerdeki resmî/özel kurumların, kurumlar ve personeli ile ilgili, mahkemelerden ve resmî kurumlardan istenilen bilgi ve belgelere ilişkin yazışmaların doğrudan yapılması,

15. Devamsız öğrencilerin diğer İlçelere doğrudan bildirilmesine ilişkin yazılar,

16. Kurumlara ait salon, tesis ve misafirhanelerin geçici kiralanması ve tahsis işlemlerine ilişkin onay ve yazılar.

 

  1. BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE ONAYLAR

Madde 15- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Birim Amirleri tarafından onaylanır;

1. Kaymakamın onayından işlem, yazı ve kararların alt birimlere ve muhatabına gönderilmesi veya tebliğine ilişkin yazıların imzalanması.

2. İlçe Müdürlükleri-Birim Amirleri arasında yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, kaymakamın takdirini gerektirmeyen emir niteliği taşımayan rutin yazılar.

3. Dairelerin belli dönemlerde gönderdikleri istatistikî ve teknik bilgilere ait yazı ve cetveller.

4. Herhangi bir ihbar ve şikâyeti içermeyen, kendi daireleri ile ilgili rutin işlere ait dilekçelerin kabulü ve ilgili birime havalesi.

5. Özlük dosyalarının gönderilmesine, alınmasına veya maddi hataların düzeltilmesine dair resmi yazılar,

6. Hizmet içi eğitim ve kurslarla ilgili yazılar, çeşitli kurslardan mezun olanlara ait belgeler.

7. Şube Müdürü altındaki personelin hastalık izni, yıllık izni ve 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 104. maddesinin A ve B bendine göre verilecek izin onayları,

8. Kaymakamın katkısına ihtiyaç duyulmayan tip formlarla bilgi alma, bilgi verme niteliğinde olan yazıların imzalanması,

9. Havale edilen dilekçeleri işleme alan daireler tereddüt ettikleri veya teklif ettikleri hususlarda kaymakama bilgi vereceklerdir.

10. Kaymakamlık genel emirlerinin alt birimlere duyurulmasına ilişkin yazılar,

11. Evrak noksanlığının tamamlanması için alt birimlere yazılan yazılar,

12. Personelin askerlik işlemlerine ilişkin yazışmalar, askere gidiş, asker dönüşü göreve iade onayları, derece yükselmesi ve intibak onayları ile kadro, derece ve kademe ilerlemesinin durdurulmasına ilişkin yazılar ile alt makamlara yazılması gereken diğer yazılar ve emeklilik onayı dışında emeklilik işlemlerine, hizmet cetveli ile görev belgelerine ilişkin yazışmalar,

13. Hizmet aracı bulunan kurumların Müdür Yardımcıları ve Şube Müdürleri dahil personelin ilçe mülki sınırları içinde taşıt ve personel görev onayları,

14. Taşınır Mal Yönetmeliğinin uygulanmasına ilişkin yazılar,

15. Bilgi Edinme Kanununa göre kuruma yapılacak direk müracaatların ilgilisine yazılacak cevap yazıları ile kaymakamlık kanalı ile bilgi edinme talebine ilişkin yazıların cevaplarının başvuru sahibine ve kaymakamlık makamına bildirilmesine dair yazılar,

16. Kaymakam onayından çıkan genelge ve yazıların veya havale edilen evrakın alt birimlere özel ve tüzel kişilere duyurulmasına ilişkin yazılar,

17. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için bilgi ve belge istenmesi ile teftiş, rapor ve layihasının sonuçlarının izlenmesine ilişkin yazılar,

18. Memurlara Yapılacak Giyecek Yardımı Yönetmeliğinin 9. maddesine göre hazırlanan dağıtım listeleri,

19.6136 sayılı Kanunun uygulanmasına ilişkin 91/1779 sayılı yönetmeliğin; 4 üncü maddesindeki "Bulundurma ruhsatlı silahların” atış poligonu dahil, zorunlu hallerde bir yerden başka bir yere nakil belgeleri ile İl Emniyet Müdürlüğü Ruhsat İşlemleri Şube Müdürlüğü İlçe Emniyet Müdürlüğü/Amirliği Ruhsat İşlemleri Büro Amirliği Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği'nin 17 inci maddesinin I inci fıkrasının (d) bendi ile 2 inci fıkrası kapsamında 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetleri Kanununa göre mermi yol nakil belgeleri, sorumluluk bölgelerine göre İlçe Emniyet Müdürü ve Jandarma Komutanı tarafından imzalanır.

20. Birim amiri dışında çalışanlar ile ilgili yıllık izin ve hastalık izinlerine ilişkin onaylar,

21. Hizmetin yürütülmesi hususunda bağlı birimlere yayımlanması gereken her türlü emir ve talimatlar,

22. İş bölümü ile ilgili onayların personele tebliği ve ilgili makamlara gönderilmesi ile ilgili yazılar.

23. Haciz Varakarı ile ilgili yazılar


 

  1. YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR

 

Madde 16- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından onaylanır;

1. Yabancı ülkelerde çalışanların yakınları ile ilgili bakım belgelerini Kaymakam adına imza etmek,

2. Apostil şerhi ve ilgili yazılar,

3. Mahalle muhtarlarının imza tasdik onayları, (Tapu müdürlüğü tarafından istenilen)

4. İlçe İdare Kurulunca alınan kararların ilçe birimlerine iletilmesine ilişkin yazılar,

5. İnceleme, soruşturma ve şikayet niteliği taşıyan dilekçeler hariç, kaymakamlığımıza sunulan dilekçelerin havalesi,

6. Askerlik şubesinden gelen askeri firar, bakaya, yoklama kaçakları ile karar alınmasına yönelik yazıların havalesi.

7. Yanlış gelen yazıların ilgili makam gönderilmesi ilişkin yazılar,

8. 4483 sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “soruşturma izni verilmesive “soruşturma izni verilmemesikararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliği ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,

9. Üst makamlardan gelip kaymakamın havalesinden geçen yazıların yerel yönetimlere gönderme yazıları,

10. İlçe kaymakamının herhangi bir şekilde ilçede bulunmadığı ve vekâlet bırakmadığı durumlarda çok acil yazıların gelmesi halinde gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından derhal ilgili daireye intikal ettirilir. Gereğinin ifası ilgili kurumca gecikmeden sağlanır ve konu en kısa yoldan Kaymakamın bilgisine sunulur.

 

E.YAZI İŞLERİ BÜRO YETKİLİSİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR

 

Madde 17- Yazı İşleri Büro Yetkilisi, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. P.T.T.den alınan postadan Kaymakamlık icraatını etkilemeyecek (Kaymakam tarafından görülmesi gerekli olanlarla, özellik taşıyan evraklar hariç) her türlü yazıların havalesi,

2. Askerlik Şubesinden yoklama kaçağı, firar, bakayaların yakalanmasına ve düşümlerine ilişkin yazıların ilgili yerlere havalesi,

3. Askerlik kararları ile ilgili yazıların İlçe İdare Kuruluna havalesi,

4. Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve Kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

YÜRÜTME ve YÜRÜRLÜK

 

I. BİRİMLERDEKİ DÜZENLEME (İÇ YÖNERGE)

 

1. Birim âmirleri, bu Yönerge çerçevesinde kendilerine verilen yetkinin bir bölümünü, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünün görüşünü alarak hazırlayacakları İç Yönergeyle Kaymakam’ın onayından sonra astlarına devredebilirler.

2. İlçe İdare Şube Başkanlarının astlarına devredecekleri yetkileri belirleyen İç Yönerge bu Yönerge’ye aykırı olamaz. Çelişen durumlarda Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi uygulanır.

 

II. SORUMLULUK

 

1. Her türlü iş ve işlemin bu Yönerge’de belirtilen hükümlere uygun bir şekilde yürütülmesini Yönerge’de görev ve yetki verilenler sağlayacaktır.

2. Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve Yönerge’ye uygun hareket edilip edilmediğinin kontrolünden Kaymakam ile birim âmirleri sorumludur.

3. Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen durumlarda Kaymakam’ın emrine göre hareket edilir.

4. Kurumlarca; bu Yönerge yeteri kadar çoğaltılmak suretiyle dağıtılacak ve personel bu konuda eğitilecektir,

5. 05/12/2013 tarih ve 2013/01 sayılı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmış olup, Kaymakamlıklar ile kurumlar mevcut düzenlemelerini 15 gün içerisinde bu Yönergeye uygun hale getirecektir.

 

 

III. YÜRÜTME VE YÜRÜRLÜK

 

1.Bu Yönerge Çatak Kaymakamı tarafından yürütülür.

2.05.120.2013 tarihli İmza Yetkileri Yönergesi yürülükte kaldırılmıştır.

3.Bu Yönerge 04/10/2018 tarihinde yürürlüğe girer.

 

 

Hamza TÜRKMEN

Kaymakam